Viele Betriebsräte müssen sich derzeit mit diesem Thema beschäftigen – die Personalakten sollen digital, also elektronisch geführt werden. Was einfach klingt, hat Tücken. Alles wird eingescannt, die gewohnte Papierform wird geschreddert, die Aktendurchsicht (durch wen alles?) geht schneller und intelligente Programme können alle Mitarbeiter durchleuchten. Der Vorteil andererseits: Es lässt sich eindeutig regeln, was überhaupt in die Akte kommen darf, also können auch keine Geheimakten mehr geführt werden. Ausschließen lässt sich auch, etwa Unterlagen des Betriebsarztes oder Prozessakten (Klagen gegen den Arbeitgeber) aufzunehmen. Und schließlich: Weil das Bundesdatenschutzgesetz greift, lassen sich die Zugriffsmöglichkeiten einschränken. Berechtigungen müssen vergeben und können eingeschränkt werden. Der Vorgesetzte braucht z.B. nur ein Einsichtsrecht, wenn dies im Zusammenhang mit Beurteilungen oder Zielvereinbarungen notwendig ist. Die Revision kann allerdings immer zugreifen, wie das Bundesarbeitsgericht schon (in einem Sparkassenfall 1990) festgestellt hat. Die Beschäftigten haben nicht nur ein jederzeitiges Einsichtsrecht (§ 83 BetrVG), sondern nach § 35 BDSG auch das Recht auf Berichtigung, Löschung und Sperrung ihrer Daten. Demnächst wird auch das neue Arbeitnehmer-Datenschutzrecht zur Zulässigkeit der gespeicherten Daten klare Aussagen treffen. Es ergibt sich also ein weites Feld für die notwendige Betriebsvereinbarung. Und diese ist schon deshalb erforderlich, weil der Arbeitgeber sonst von jedem einzelnen Beschäftigten die Einwilligung zur elektronischen Aktenführung einholen müsste.
Der Spezialist für Digitale Personalakten bei Gaidies Heggemann & Partner ist Rechtsanwalt Wolfgang Steen, Fachanwalt für Arbeitsrecht.